Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber empfinden das Mitarbeitergespräch oft als unangenehm. Beide befürchten Fragen, auf die sie keine Antwort haben. Schlimmer noch: Fragen, die sie schlecht dastehen lassen, oder Bitten, die sie verneinen müssen. Ein Personalgespräch hat jedoch das Potential, einen sinnvollen Austausch zu ermöglichen. Wie Arbeitgeber ein Mitarbeitergespräch führen, das beide Seiten voranbringt, steht und fällt mit den Fragen.
Als sogenanntes Führungsinstrument wirkt ein solches Gespräch oft wie eine von oben angeordnete Last. Die Führungskraft fühlt dem Angestellten auf den Zahn und mitunter liegen die Nerven blank. Die richtige Gesprächsführung ist dann ausschlaggebend für den Erfolg. Ein Mitarbeitergespräch ist keine Liste, die der Chef von oben nach unten abarbeitet.
Diese Fragen sollten Sie vom Fragebogen streichen:
Haben Sie Ihre Ziele erreicht?
Ein Chef der seine Mitarbeiter kennt und einen kontinuierlichen Kontakt pflegt, weiss was sie erreicht haben. Gleichzeitig signalisiert er mit dieser Frage, dass er keine Zeit oder Lust auf eine Vorbereitung hatte. Der Mitarbeiter kann diese Frage nur mit Ja oder Nein beantworten und bekommt das Gefühl, sich rechtfertigen zu müssen.
Wollen wir das nicht später besprechen?
Stellt ein Mitarbeiter eine Frage, so will er eine Antwort darauf. Fehlen die Grundlagen für eine Antwort, erklären Sie dies und nennen Sie einen konkreten Termin, um die Antwort zu geben.
Wieso ist das letzte Projekt gescheitert?
Eine solche Frage ist berechtigt, wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen, das sich mit diesem Projekt auseinandersetzt. Das Jahresgespräch aber zielt meistens auf die Arbeitsleistung im ganzen Jahr ab. Ein Personalgespräch hat im Idealfall eine Thematik zur Grundlage und findet für verschiedene Themen an unterschiedlichen Terminen statt.
Das allgemeine Mitarbeitergespräch dient dem Feedback und der Beurteilung der Arbeitsweise. Überrumpeln Sie die Mitarbeitenden nicht mit einer Frage, bei der sie schlecht dastehen.
Möchten Sie Ihr Unternehmen voranbringen, analysieren Sie gemeinsam in einem separaten Gespräch, was bei einem bestimmten Projekt schief gegangen ist. Bereiten Sie sich darauf vor und geben Sie dem Mitarbeiter ebenfalls Zeit dazu.
Diese Fragen führen zu einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch:
Neben Feedback, das Sie geben möchten und sollen, dient das Mitarbeitergespräch auch der Motivation. Ausserdem finden Sie heraus, wie sich Ihre Angestellten fühlen und wie das Arbeitsklima ist. Ein Gespräch führen immer mindestens zwei Parteien, es ist kein Monolog. Mit folgenden vier Fragen vermitteln Sie den Mitarbeitenden, dass Sie an ihrem Wohl interessiert sind und ermuntern sie zur Teilnahme am Mitarbeitergespräch:
Fühlen Sie sich im Team wohl?
Schwierigkeiten im Team verringern die Arbeitsleistung. Eventuell hilft es, die Arbeitsplätze anders aufzuteilen, damit sich die Mitarbeitenden wohl fühlen. Im Zweifel führen Sie Konfliktgespräche.
Worüber möchten Sie gerne mit mir sprechen?
Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu äussern. Ermutigen Sie ihn, Probleme anzusprechen. Unter Umständen legen Sie einen neuen Termin für ein Thema fest, wenn dieses den Rahmen sprengt. Mit der Frage zeigen Sie, dass Sie offen sind für Ideen und zugleich ein offenes Ohr für Probleme haben. Mitarbeitende sollen keine Hemmungen haben, sich an Sie zu wenden.
Was kann ich tun, damit Sie hier gerne weiterarbeiten?
Eine solche Frage zeigt ehrlich, dass Sie bereit sind, Ihre Mitarbeitenden zu halten. Sie fühlen sich ernst genommen und unterstützt. Zusätzlich finden Sie heraus, was Arbeitnehmende am Arbeitsplatz schätzen. Wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen, behalten Sie im Hinterkopf, dass auch Sie Bereitschaft zur Entwicklung zeigen.
Was motiviert Sie zurzeit besonders?
Finden Sie heraus, was Mitarbeitende am Unternehmen schätzen, was ihnen wichtig ist und wo Sie bereits gute Arbeit geleistet haben. Gleichzeitig erinnern Sie die Mitarbeitenden noch einmal an diese Motivation, die sie sich dann vor Augen halten.
Machen Sie das Mitarbeitergespräch zu einem Führungsinstrument
Das Mitarbeitergespräch wird zum Führungsinstrument, wenn Sie im jährlichen Gespräch die Ziele des Unternehmens festlegen und die Bedarfe vom Mitarbeitenden ermitteln. Danach ist es wichtig, in einem kontinuierlichen Austausch, z.B. jour fix, sicherzustellen, dass die vereinbarten Ziele und Bedarfe der Mitarbeitenden erreicht werden können oder gegebenenfalls Massnahmen nötig werden.
Durch den permanenten Austausch mit den Mitarbeitenden entfällt Ende Jahr automatisch die Frage «Haben Sie Ihre Ziele erreicht?» – denn Sie wissen was Ihre Mitarbeitenden erreicht haben oder wo es Schwächen gibt, welche zu entwickeln sind. Die Entwicklung der Mitarbeitenden wird somit nicht am Jahresende thematisiert, sondern wurde während des Jahres kontinuierlich umgesetzt.
Kann ich die Mitarbeiterentwicklung und das Mitarbeitergespräch kombinieren?
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