Tipps und Tricks, um Sitzungen effizient zu gestalten

Sitzungen sind ein wichtiger Bestandteil im Berufsalltag und in den meisten Fällen ein starker Motor eines Projekts bzw. ein für geschäftliche Entscheidungen relevanter Informations-Austausch im Geschäftsalltag. Dieser Artikel soll aufzeigen, wie Sitzungen richtig organisiert werden können, um einen wirklichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.

Symbolbild Sitzungen

Durch unproduktive Sitzungen geht viel Arbeitszeit verloren. Laut einer Studie des Marktforschungsinstitutes Harris verschwenden Teamleader weltweit rund 9 Stunden pro Woche für unproduktiven Sitzungen, inkl. Vor- und Nachbearbeitung. Abgesehen von den enormen Kosten, welche dadurch für ein Unternehmen entstehen, sind unproduktive Sitzungen auch demotivierend für Mitarbeitende und verbreiten schlechte Laune.
Wann ist eine Sitzung denn unproduktiv? Was können Sie tun, um eine Sitzung produktiv zu gestalten. Was ist wichtig?

Vorbereitung

Die Vorbereitung ist eine der wichtigsten Phasen einer Sitzung und entscheidet zu einem grossen Teil über dessen Nutzen.

  • Als erstes sollten Sie sich die Frage stellen, ob das Meeting wirklich notwendig ist. Rechtfertigt das Ergebnis die Kosten der Sitzung? Eine entsprechende Kostentabelle finden Sie am Ende des Artikels.
  • Die Sitzung sollte einen klar definierten Zweck / Ziel haben.
  • Keine Sitzung ohne Tagesordnung! Schicken Sie die Tagesordnung mit den Traktanden frühzeitig an alle Teilnehmenden. Diese Liste muss übersichtlich sein und sollte folgende Punkte beinhalten:
    – Termin (Datum / Uhrzeit)
    – Ort
    – Dauer
    – Thema, Zweck, Ziel
    – Teilnehmende / Sitzungsleitung
    – Traktanden mit Verantwortlichen und Zeitangabe
  • Vermeiden Sie das Traktandum «Verschiedenes». Dieses ist geradezu eine Einladung für alle möglichen Kleinstprobleme und Endlosdiskussionen. Die Teilnehmenden sollen vorgängig alle zu besprechenden Punkte melden.
  • Jeder Teilnehmende bereitet sich auf die Sitzung vor und hat die nötigen Unterlagen dabei.
  • Bilaterale Absprachen müssen vor der Sitzung erfolgen und haben während der Sitzung nichts verloren.
  • Stellen Sie sicher, dass ein ausreichend grosser Raum mit allen nötigen Hilfsmitteln (wie z.B. Beamer, Flip-Chart, etc.) zur Verfügung steht. Organisieren Sie ggf. eine angemessene Verpflegung (Getränke, etc.)

Teilnehmende

  • Stellen Sie sicher, dass alle Entscheidungsträger an der Sitzung teilnehmen.
  • Laden Sie nur Teilnehmende ein, welche zu diesem Thema etwas beitragen müssen oder können.
  • Halten Sie den Teilnehmendenkreis klein.

Durchführung

  • Jeder Teilnehmende erscheint pünktlich – besser noch zwei Minuten vorher. Zu spätes Erscheinen ist respektlos gegenüber allen anderen Teilnehmenden.
  • Keine elektronischen, internetfähigen Geräte sollten dabei sein. Diese schreien geradezu nach unserer Aufmerksamkeit. Sammeln Sie ggf. alle Smartphones zu Beginn der Sitzung ein. Laptops sollten grundsätzlich nur für die Präsentation und die Protokollführung genutzt werden.
  • Jede Sitzung hat eine verantwortliche Moderationsperson. Diese ist für das Zeitmanagement verantwortlich und stellt sicher, dass alle Punkte besprochen wurden und jede Person zu Wort kommt.
  • Halten Sie alle Entscheidungen schriftlich in einem Protokoll fest. Eine Sitzung ohne Ziel, Traktanden und Ergebnisprotokoll ist eine unproduktive Sitzung. Idealerweise wird das Protokoll direkt während der Sitzung geschrieben; dies darf aber nicht die Aufgabe der Moderationsperson sein.
  • Planen Sie ca. alle 90 Min eine Pause ein.
  • Ein pünktliches Sitzungsende ist genauso wichtig wie ein pünktlicher Beginn. Beenden Sie die Sitzung zu der vorher festgesetzten Zeit. Mit dem Einverständnis aller Teilnehmenden können Sie auch einigen Minuten überziehen. Ansonsten planen Sie ein weiteres Meeting. Überlegen Sie sich aber, warum Sie die Zeit nicht einhalten konnten.

Anhang: Sitzungskosten

Die Sitzungskosten pro Stunde, abhängig von der Anzahl Teilnehmer und der Position
Übersicht Sitzungskosten

Aussicht: Der nächste Ratgeber

Telefon- und Webkonferenzen gehören inzwischen für viele Firmen zum Alltag. Wie Sie eine solche Konferenz erfolgreich gestalten können, lesen Sie in einem der nächsten Blogs von IdeeTransfer!