Delegieren – Motivationshilfe und Zeichen der Wertschätzung

Viele Mitarbeitende möchten gefordert werden und wünschen sich die Wertschätzung des Vorgesetzten. Wenn aber der Chef die beste Fachkraft ist und diese Position auch für sich beansprucht und auslebt, dann besteht bei den Mitarbeitenden die Gefahr der Unterforderung. Dies führt zu Frust und zu Effizienzverlust im Unternehmen.

Symbolbild Delegieren

Symbolbild einer guten Zusammenarbeit im Team

Immer wieder beobachten wir bei unserer täglichen Arbeit, an welchen Herausforderungen und Stolpersteinen Führungskräfte trotz guter Ausbildung und oft jahrelanger Führungserfahrung regelmässig scheitern. Diese Beobachtungen und Gedanken aus dem Alltag wollen wir an unsere Leser weitergeben – um Ihnen Impulse zu geben, Sie in Ihrer Orientierung zu unterstützen oder auch, um Sie in Ihrem Vorgehen zu bestätigen.

Der heutige Beitrag beschäftigt sich mit dem Delegieren von Aufgaben:

Beobachtung

Für den grössten Teil der Mitarbeitenden ist die pflichtbewusste Erfüllung ihrer operativen, täglichen Arbeit eine Selbstverständlichkeit. Für diese Tätigkeiten erwarten sie von den Vorgesetzten das verdiente Vertrauen.
Die persönliche Genugtuung und die Arbeitsmotivation werden aber aus den übertragenen herausfordernden Aufgaben geschöpft. Mit solchen Herausforderungen fühlen sich die Arbeitnehmer gefordert und gefördert – und für die konkreten Fortschritte und Resultate erwarten sie zeitnah eine personifizierte spezifische Würdigung bzw. Wertschätzung durch den Vorgesetzten.

Die Bereitschaft und Fähigkeit des Chefs zu delegieren

Mit der Delegation von herausfordernden Aufgaben bauen die Vorgesetzten eine Basis für die Mitarbeitermotivation und -bindung auf. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass sich alle Mitarbeitenden an den Unternehmenszielen orientieren können. Sie müssen Vision, Auftrag, Strategie und Projektziele kennen und verstehen – Wege zum Ziel kann es verschiedene geben, doch sollten sich alle im selben Ziel wieder finden!

In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich, dass die schriftlich formulierten übergeordneten Ziele immer wieder durch die Leitung kommuniziert und erklärt werden, dass die Fortschritte aufgezeigt werden können und die Führungspersonen als Vorbild vorangehen, ja sich exponieren.
Wenn der Mitarbeitende das Ziel kennt, kann er sich konkret einbringen, seine Prioritäten setzen und die vollständige Zielplanung erstellen. Durch den Vorgesetzten werden die notwendigen Ressourcen organisiert und die Rahmenbedingungen entschieden. In übergeordneten Problemsituationen kann er seine Teamfähigkeiten beweisen und zusammen haben sie die Möglichkeit für eine hervorragende Fördersequenz.

Die Risikobereitschaft des Arbeitgebers

Wie bei so mancher Tätigkeit birgt auch das Delegieren ein unvermeidbares Restrisiko, welches aber mit einem Plan B oder C auf ein tragbares Niveau gesenkt werden kann. Entscheidend ist, welche Fehlerkultur im Unternehmen gelebt wird.

Wer sich hohe Ziele setzt, wird tendenziell auch ein enormes Engagement und die Motivation für herausragende Resultate entwickeln. Allerdings werden einige Ziele nicht erreicht werden können. Man wird nicht immer auf das Siegerpodest steigen; mit grosser Wahrscheinlichkeit wird man aber um einen ebenfalls wertvollen Erfahrungsbaustein reicher sein.

Ab und an liegen Rahmenbedingungen vor, welche den Chef dazu zwingen, Entscheidungen hinauszuschieben. In solchen Situationen haben wir gute Reaktionen des Teams beobachtet, wenn die Führungsperson die Problemstellung offen gelegt hat – das Team mit laufend neuen Fragen zu beschäftigen, um den Entscheid zu vertagen und keine Schwäche zu zeigen, ist in der Regel äusserst ineffektiv.

Die Veränderungsbereitschaft von Mitarbeitenden sowie Vorgesetzten

Ihren aktuellen Entwicklungsstand sollten Mitarbeitende periodisch selbst hinterfragen und feststellen. Dies kann beispielsweise durch Selbstreflexion geschehen oder es wird das Feedback von Kollegen, Vorgesetzten, Mitarbeitenden, Kunden, Partnern, Lieferanten, Familie oder Freunden herangezogen; weiter bieten auch Inputs aus dem Mitarbeitergespräch, aus der Erfüllung/Abweichung der eigenen Zielplanungen, aus Assessments oder durch den Prozessbegleiter als Basis dienen.

Aufgrund der Standortbestimmung, der Kenntnis seiner individuellen Stärken und Schwächen sowie dem messbaren Ziel kann der Mitarbeitende seinen Handlungsbedarf eruieren und dem Vorgesetzten mögliche Entwicklungsmassnahmen für sich vorschlagen. Damit signalisiert er auch seine Bereitschaft für ein spezielles Engagement, für eine persönliche Weiterentwicklung und zur Übernahme von Verantwortung.
Gelingt es dem Mitarbeitenden, seine Effizienz durch Know-how, Erfahrung und Ausbildung seiner Teamkollegen zu steigern, hat er sich dabei auch gleich den Freiraum zur Übernahme von neuen attraktiven Aufgaben geschaffen.

Menschen, welche die Einstellung und Fähigkeit haben, sich in dieser Weise abkömmlich zu machen, stellen einen besonderen Wert für das Unternehmen dar. Solche Voraussetzungen zu schaffen, bedeutet allerdings Knochenarbeit und gleicht dem Training eines Spitzensportlers: Es verlangt Neugier, Lernbereitschaft, persönliches Engagement, Selbstdisziplin, Durchhaltewillen, Teamgeist, Selbstsicherheit, Vertrauen, Verantwortungsbewusstsein und vieles mehr.
Die Weiterentwicklung im Rahmen der herausfordernden Aufgabenstellung entspricht vergleichsweise dem Wettkampf eines Spitzensportlers oder dem Auftritt eines Künstlers: Jeden Tag muss er bzw. sein Team von neuem die Siegerfähigkeit beweisen. Der Sieg, respektive das Erlebnis gestern, ist Vergangenheit und heute beginnt alles wieder bei null.

Die Parallelen zwischen Arbeitswelt und Sport

Im Sport oder auch bei Künstlern hört man oft, dass sie Spass am Wettbewerb, am Auftritt haben wollen. Diese Freude am Engagement führt zu einer Lockerheit bei der sich der Sieg, der Erfolg wohl fühlt.
Voraussetzung, um diese Lockerheit zu erlangen, ist die Pflege der persönlichen Life-Balance.
Im Trainingsalltag ist jeder zu grossen Anteilen Einzelkämpfer; eine Trainingseinheit kann hie und da auch mal schmerzen. Nur wenn das Verhältnis zwischen Training, Wettkampf und Erholung stimmt, wird die Anstrengung nicht zur Belastung.

In der Arbeitswelt gleichen Führungspersonen eher Spitzensportlern – Breitensportler haben nur geringe Überlebenschancen. Wie im Sport sind insbesondere dynamische, talentierte und gut ausgebildete Menschen erfolgreich.
Ebenso ist es wichtig, ein ausgewogenes Team zusammenzustellen: Junge, ambitionierte Nachwuchstalente bringen Schwung; ältere Teammitglieder haben dafür schon diverse schwierige Situationen erlebt und dabei gelernt, ihre Gefühle wahrzunehmen und mit ihnen umzugehen.

Die Stolpersteine auf dem Weg zum Erfolg

Gründe, weshalb der Durchbruch trotz idealen Voraussetzungen manchmal nicht sofort oder gar nicht gelingen will, kann es viele geben: Möglicherweise ist sich die Person ihrer Fähigkeit nicht bewusst; sie traut sich nicht, kommuniziert nicht oder hat Angst vor dem Versagen. Oft ist sie auch ungenügend organisiert, setzt sich keine Prioritäten und verzettelt sich. Andere, zum Teil selbst errichtete, eventuell gar nur virtuelle Hindernisse beschränken sie.

Jeder Spitzensportler muss, um erfolgreich zu sein, an Wettbewerben teilnehmen, seine Komfortzone verlassen. Ansonsten besitzt er zwar die Fähigkeiten, hat aber nur einen sehr eingeschränkten Nutzen.
Ja, der Weg weist in vielen Fällen auch Hindernisse auf. Es gibt Differenzen über das Vorgehen. Konflikte und Unzufriedenheit sind energiegeladene Zustände wie eine gespannte Feder. Gelingt es gemeinsam einen Sinn, eine gemeinsame Richtung, einen Konsens zu erarbeiten, kann diese Energie für das Vorankommen in Richtung Ziel verwendet werden – und startet die Bewegung. Unter diesem Blickwinkel sind Differenzen keine Hindernisse sondern Startrampen um sprichwörtlich abzuheben! Denn mit den stärksten Argumenten werden die Kräfte aller Beteiligten gebündelt – trauen Sie sich und handeln Sie!