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Ressourcenplanung bei einer Versicherungsgesellschaft

Projekt Beschreibung

Ausgangssituation in einer Versicherungsgesellschaft

Anzahl Mitarbeiter:   ca. 43
Gründungsjahr:  1982
Optimierung:  Back Office

Geschäftliche Situation

  • Die Termine können nicht mehr oder nur mit Überstunden eingehalten werden.
  • Man plant, eine Person zusätzlich einzustellen.
  • Die Kundenberater reklamieren, dass die Qualität der Dokumente, welche der Kunde erhält, fehlerhaft seien.
  • Die Stimmung im Team ist angespannt.

Die Analyse hat gezeigt…

  • dass bei verschiedenen Mitarbeitenden Unsicherheiten in der Bearbeitung der Dokumente bestehen.
  • dass nicht alle Mitarbeitende die Arbeitsschritte exakt kennen.
  • dass verschiedene Arbeitsschritte ausgeführt und nicht mehr benötigt werden.
  • dass einzelne Mitarbeitende unterfordert sind.
  • dass die Kommunikation innerhalb und zu anderen Teams nicht optimal ist.
  • dass bei verschiedenen Tätigkeiten kompetente Stellvertretungen nicht aufgebaut wurden.

Erreichte Ziele und Resultate (Auszug)

  • Diverse Tätigkeiten wurden neu gruppiert und entsprechend befähigten Mitarbeitenden zugewiesen.
  • Verschiedene Tätigkeiten wurden als unproduktiv erkannt und gestrichen.
  • Alle Mitarbeitenden kennen ihre Haupt- und Teiltätigkeiten.
  • Wer in welcher Tätigkeit entscheidet und verantwortlich ist, wer unterstützt und wer informiert werden muss, ist schriftlich festgelegt.
  • Die Stellvertretungen sind definiert.
  • Der Erfüllungsgrad pro Tätigkeit und Mitarbeitende/r ist ermittelt.
  • Die Mitarbeitenden, die eine Tätigkeit nicht mindestens zu 80% erfüllen können, werden gezielt weitergebildet.
  • Es musste niemand zusätzlich eingestellt werden.
  • Eine Person konnte ihr Arbeitspensum um 30% reduzieren.
  • Die Lohnkosten konnten reduziert werden.
  • Die einfache Darstellungsweise und die Besprechung der Tätigkeiten in der Gruppe haben zu einem grösseren Verständnis innerhalb des Teams und gegenüber anderen Teams beigetragen.
  • Die Nachkontrolle des Erfüllungsgrades hat ergeben, dass ausser bei drei Tätigkeiten alle Personen mindestens einen Erfüllungsgrad/Tätigkeit von 80% erreichen.

Projekt Details

  • Datum 2. Februar 2015
  • Tags Dienstleistungen
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