Fehlbesetzungen und deren Kosten

Einen austretenden Mitarbeiter ersetzen zu müssen ist mit erheblichen Kosten verbunden, das ist allgemein bekannt. Und doch stellen wir fest: Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, wie hoch diese Kosten tatsächlich sind! Dieser Beitrag liefert eine Übersicht.

Symbolbild Fehlbesetzungen

Die Suche nach neuen Mitarbeitern ist eine anspruchsvolle und kostenintensive Tätigkeit.

Sie sind ein erfolgreicher Unternehmer. Sie kennen Ihre Produkte- und Mitarbeiterkosten genau; Sie wissen, welche Margen Sie erzielen können und sind über Kennzahlen wie Ihr EBIT, den Overhead, etc. stets bestens informiert. Aber wissen Sie auch, wie teuer ein Mitarbeiterwechsel in Ihrer Unternehmung wirklich ist?

Bei diesem Thema fallen einem zumeist erst nur die Kosten für die Neubesetzung ein. Gemäss neuster Studien können sich die Fluktuationskosten aber bis zu einem doppelten Jahresgehalt des ausgeschiedenen Mitarbeiters aufsummieren! Denn ins Gewicht fallen vor allem die indirekten und die Opportunitätskosten.

Kosten für Mitarbeiterwechsel sind schlecht plan- und vorhersehbar

Weshalb sind die Fluktuationskosten so schlecht planbar, ja meist nicht im Budget berücksichtigt? Ein Grund ist sicherlich, dass nie im Voraus genau feststeht, wie viele Mitarbeiter im nächsten Jahr das Unternehmen verlassen werden. Dies könnte aber anhand der Vergangenheitszahlen noch abgeschätzt werden. Viel wesentlicher ist, dass die Fluktuationskosten – vor allem die indirekten und die Opportunitätskosten – sich auf ganz unterschiedliche Erfolgsrechnungskonten verteilen und in diesen «Verstecken» oft gar nicht wirklich wahrgenommen werden.

Entsprechend geht es in diesem Beitrag weniger darum, ein Tool zur genauen Ermittlung der Fluktuationskosten (dazu gibt es im Internet frei verfügbare Tools, siehe Berechnungsbeispiele am Ende des Artikels) zu präsentieren, sondern kurz die einzelnen Kostenpositionen ins Bewusstsein zu rufen und dann aufzuzeigen, wie unnötige Fluktuation verhindert werden kann.

Bereits vor dem Austritt fallen Kosten an

Bei einer inneren Kündigung – also wenn der Mitarbeiter für sich entscheidet «so nicht!», aber die Kündigung noch nicht umgesetzt hat – entstehen oft schon lange vor der Trennung indirekte Kosten. Bei solchen Mitarbeitenden häufen sich erfahrungsgemäss die Fehlzeiten, es zeigt sich oft ein schwindendes Interesse an Neuerungen und es wird vielfach nur noch «Dienst nach Vorschrift» geleistet.
Bei leistungsschwachen Mitarbeitern kann es deren Minder- oder Schlechtleistung sein, die sich ökonomisch auf die Unternehmung auswirkt. Doch auch unfreundliches Verhalten gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitern kann finanzielle Auswirkungen haben; ebenso wie mangelnde Sorgfalt mit Arbeitsgeräten oder eine ungenügende Dokumentation, die zu Abrechnungsverlusten führt.

Die Rekrutierungskosten

Die Rekrutierungskosten sind wohl die am besten bekannten Kosten der Fluktuation; dies gilt zumindest für die direkten Rekrutierungskosten wie Insertionskosten, Personaldienstleister, etc.
Daneben fallen aber vor allem die indirekten Kosten ins Gewicht, zumal diese in den letzten Jahren deutlich zugenommen haben: So zieht sich die Suche nach geeigneten Bewerbern immer mehr in die Länge. Somit steigt die Anzahl der Stunden, die eine HR-Abteilung in die Entwicklung von Suchstrategien oder das Entwerfen von Anzeigen investieren muss, stetig an. Zudem ist die Kommunikation mit den Bewerbern zeit- und damit stundenintensiv. Neben Telefoninterviews und Bewerbungsgesprächen fallen Probearbeiten und die anschliessende Besprechung mit Team und Bewerber an.

Die Eintrittskosten

Hier gilt es vorab die unproduktive Zeit des neuen Mitarbeiters zu berücksichtigen; zusätzlich sind oft Weiterbildungen oder Schulungen notwendig. Zu den indirekten Kosten zählen zudem die Erledigung der personalrechtlichen Formalitäten, das Einrichten des Arbeitsplatzes sowie die Einarbeitung selbst.

Sinnvoll sind häufige und zielführende Feedbackgespräche mit dem betroffenen Mitarbeiter, um diesen schnell in den Unternehmensablauf zu integrieren. Berücksichtigen sollte man auch eine mögliche erhöhte Fehlerquote und die tiefere Effizienz des neuen Mitarbeiter in den ersten Monaten.

Die Opportunitätskosten

Die Opportunitätskosten stellen oftmals einen wesentlichen Anteil an den Fluktuationskosten dar, werden in der Praxis aber oft unterschätzt.

Mit dem Weggang eines Mitarbeiters entsteht immer ein Know-how-Verlust, besonders bei langjährigem und qualifiziertem Personal. Wechselt dieser Mitarbeiter zudem zu einem Mitbewerber, wird dieser gestärkt und der Wettbewerb verschärft. Weiter bedeutet der Weggang eines Mitarbeiters immer auch eine Störung im Betriebsklima; so können Irritationen oder die «Gerüchteküche» zu Minderleistungen führen. Vor allem bei Arbeitgeberkündigungen ist dies häufig zu beobachten, dazu kommen Begleiterscheinungen wie ein Imageverlust durch negative Mund-zu-Mund-Propaganda.

Ein weiterer, wesentlicher Faktor der Opportunitätskosten stellt die Verunsicherung und damit der mögliche Weggang von Kunden und Partnern dar.

Reduzierung der Fluktuationskosten durch strategische Mitarbeiterführung

Es ist spannend zu sehen, dass die meisten Unternehmungen bei der Selektion, Entwicklung und Beförderung ihrer Mitarbeiter vorwiegend auf sogenannte «harte Faktoren» wie Ausbildung, Erfahrung, Alter, Sprachen, etc. achten.
Bei Unzufriedenheit oder gar einer Trennung sind dann aber zumeist die «weichen Faktoren» wie unstimmige Verhaltenspräferenzen, Motivationsfaktoren und Kompetenzen (Soft Skills) der Grund!

Wie kann die Fluktuation also verringert werden?

  • Im Selektions- oder Beförderungsprozess können oftmals durch gezielte und objektive Assessments Beurteilungsfehler im Bereich der weichen Faktoren vermieden werden.
  • Die Mitarbeiterentwicklung und -schulung sollte heutzutage individueller auf den Mitarbeiter und dessen spezifische Anforderungen in der Unternehmung ausgerichtet werden.
  • Mit regelmässigen, strukturierten und richtig geführten Mitarbeitergesprächen halten Sie den Kontakt zu Ihren Mitarbeitenden. Sie erfahren viel über deren Motivationsgrad und können konkrete Rückmeldung zu einem bestimmten Verhalten geben. Dadurch weiss der Mitarbeiter, was von ihm erwartet wird, und kann seine Leistung entsprechend optimieren.

Anhang: Beispiele zur Berechnung der Fluktuationskosten

Fluktuationsrechner von humanquest.ch

Fluktuationsrechner von humanquest.ch


Link: http://www.humanquest.ch/hr-services/fluktuationskostenrechner/

Übersicht der Fluktuationskosten von bucher-personal.ch

Übersicht der Fluktuationskosten von bucher-personal.ch


Link: http://www.bucher-personal.ch/files/fluktuationskosten.pdf